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档案管理工作制度

时间:2020-08-01   来源:通知范文   点击:

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档案管理规章制度是为了加强对档案的管理而制定实施的一项规则,中国文库-教育资源网今天为大家精心准备了档案管理工作制度,希望对大家有所帮助!

  档案管理工作制度

  公司档案管理制度

  一、文书档案归档制度

  1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

  2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

  3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

  4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

  5、凡归档的文件务必留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

  6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件务必归档。

  7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

  二、专职档案工作人员岗位职责制

  1、认真学习专业知识,贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

  2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。

  3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

  4、负责档案库房各项制度的落实。

  5、用心带给档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作带给优质服务。

  三、兼职档案工作人员岗位职责制

  1、各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

  2、兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

  3、兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

  4、严格执行各项档案管理制度。

  5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

  四、部门立卷制度

  1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

  2、各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

  3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

  五、档案保管制度

  1、各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

  2、按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

  4、库房要持续清洁卫生,温度要经常持续在14—24℃,相对湿度要持续在45—60%,防止危害档案的现象发生。

  5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

  6、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

  7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

  六、档案保密规则

  1、档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

  2、凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时光内归还档案室。

  3、查阅档案时,不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

  4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

  5、对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成必须后果者要依据<保密法>的规定,严肃处理并追究其职责。

  七、档案借阅制度

  1、借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

  2、凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

  3、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

  4、借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

  5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

  6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的职责。

  八、其他

  解释权归公司行政人事部。

  档案管理工作制度

  第一章 总则

  第一条 为了加强检察机关档案的科学管理,逐步实现检察档案工作的规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《机关档案工作条例》、《人民检察院诉讼档案管理办法》等规定,结合涪城区检察工作的实际情况,制定本办法。

  第二条 检察机关档案是国家的专业档案之一,是检察工作的重要组成部分,是做好检察工作的必要条件。

  第三条 检察机关的档案工作实行统一领导、分级管理,接受上级人民检察院的领导和同级地方档案行政管理部门的指导、监督。

  第二章 档案工作机构和职责

  第四条 本院设档案室,并配备档案人员,负责本院机关档案工作的日常管理。

  档案人员要熟悉《档案法》、《档案法实施办法》,学习法律、法规和档案现代化管理知识。

  第五条 档案室的主要任务

  (一)负责管理本院的全部档案,编制档案检索工具,做好档案的接收、整理、保管、编研、提供利用和档案情况统计等工作。

  (二)负责对本院档案库房温、湿度进行测控,最大限度地延长档案的寿命。

  (三)定期进行档案清点,做好安全防范工作,保持档案库房整洁。

  (四)按国家规定,定期向市档案馆移交我院确定为永久保管的文书、诉讼、会计档案。

  (五)对本院文书、诉讼、会计、技术、基建、音像档案的立卷归档工作进行指导与管理。

  (六)做好档案移交、销毁、鉴定工作。

  (七)完成市院档案室交办的相关工作,按时上报相关信息材料。

  第三章 档案的接收

  第六条 凡在检察工作中形成的具有查考利用价值的文书、视听材料及其它各种载体材料,均应由档案材料形成部门进行整理、立卷,定期向档案室移交归档。

  第七条 档案室接收的档案应符合下列要求:

  (一)立卷归档总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的联系,区别不同价值,便于保管和利用,准确划分保管期限。

  (二)文书档案归档应认真执行中华人民共和国档案行业标准《档案文件整理规则》的几点意见,具体要求是:

  1.归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名岗、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,复文在前,来文在后;

  2.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

  3.归档文件是以年度、机构、保管期限方法进行分类,同一全宗应保持分类方案的稳定;

  4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

  (三)诉讼档案归档应认真执行修改后的《四川省检察机关诉讼档案管理办法实施细则》,具体要求是:

  1.密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

  2.装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

  (四)专门档案归档按原规定执行,具体要求是:

  1.按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和间化,没有题名应拟题名,拟写的题名应加方括号;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容,填写的字迹要工整;

  2.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;

  3.有关卷内文件材料的情况说明,都应该逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表装在卷尾。

  第八条 档案管理人员每年第一季度对各业务部门应移交的各类档案进行指导和检查,做好档案的接收准备工作。

  第九条 检察诉讼档案,由案件承办人按诉讼档案立卷归档要求,将结案后的诉讼文书材料及时立卷,经内勤验收合格后正式加封盖印。

  第十条 当年形成的文书档案统一在次年5月31日以前移交档案室;诉讼档案在次年6月30日以前移交档案室;会计档案应在财务部门保管满一年后移交。

  第十一条 档案管理人员对各部门移交的档案应认真进行检查,验收合格后可履行交接手续。对不符合归档要求的档案提出意见,退回重新整理,合格再接收。

  第十二条 对各职能部门应及时移交存档而未移交的各类档案,档案管理人员应督促、检查或追收;屡催不交的应通报,并分别扣减责任部门绩效分值(扣0.5分)和责任干警个人绩效分值(1分);情节严重的按照《档案法》有关规定处理。

  第四章 档案的整理与保管

  第十三条 档案室管理人员应当按受档案工作资格培训,具备较强的档案专业知识和技能,努力提高机关档案管理水平。

  第十四条 档案管理人员应对接收各部门的档案进行系统整理,将案卷分类、编目、编制案件目录、排列上柜,便于利用。诉讼档案要按照一案一号的原则先进行合卷,再编制案卷目录、姓名、索引等检索工具。

  第十五条 档案管理人员对接收的各门类档案,首先按保管期限分为永久、长期、短期、定期,再分别按年度——组织机构进行分类排列。

  第十六条 档案专用库房和档案柜应能容纳本院70年以内形成的所有档案,库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。档案库房温度控制在140C至240C的范围,湿度控制在45%-60%之间,防止档案发生霉变、虫蛀、鼠咬等现象。

  第十七条 完善档案室的基础设施,配置灭火器、防虫剂、温湿度记录仪、复印机、去湿机、吸尘器、空调和计算机等设备。加强管理,保证档案设备处于正常工作状态。

  第十八条 档案库房应保持清洁、整齐,不得存放与档案无关的物品。对档案和库房要进行经常性的检查,防止档案的丢失与损坏,发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象,应及时修复、复制或进行其它技术处理。

  第五章 档案利用和统计

  第十九条 档案工作人员应熟悉本院的全部档案的内容和成份,编制规范的案卷目录和其它检察工具、参考资料,积极主动提供档案为本院的各项工作服务。

  第二十条 本院干警查阅档案应按起伏不定办理借阅登记手续,一般只借阅本部门移交的档案;借阅其它部门的档案应先征得该档案形成部门的领导书面同意。查阅党组会议记录须经党组书记批准;查阅检察委员会记录须经检察长批准;查阅院务会记录须经办公室主任批准。

  第二十一条 外单位人员查阅本院档案,应持该单位介绍信和身份证明,须报经档案形成部门领导同意后,再由该档案形成部门的人员办理查阅登记手续,方能查阅、摘抄、复制。除特殊情况外,档案原件不得借出。

  外单位人员查阅本院档案,一律按50元/次缴纳保管费用,费用由办公室收取。

  第二十二条 查阅档案人员应按规定填写借阅登记表,爱护档案,不得在档案材料上圈点、划线、折叠。需借出档案的,必须确保档案的完整与安全,不得遗失、毁损、抽换、涂改。如发现上述情况,应及时报告有关部门追查。

  凡借阅利用档案,一般应当在一周内归还,特殊情况经档案室同意后可延长至一个月。代省院或外单位借出档案的人员,有义务催还档案。

  第二十三条 搞好机关档案业务的统计,准确掌握档案的数量、收进、移交保管和利用情况。准确、及时地填报《全市检察机关档案工作统计报表》和《档案室基本情况年报表》。

  第六章 档案的鉴定和移交

  第二十四条 档案的鉴定工作应在本院“机关档案鉴定工作领导小组”的领导下进行,鉴定小组成员由办公室和有关部门的人员4-6人共同组成。

  第二十五条 鉴定小组成员应对每份文件认真进行审查鉴定,对失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,按规定登记造册,报经本院分管检察长签字批准后,由二人以上负责运送到指定地点监销。

  对仍有继续保存价值的档案,应逐份确定新的保管期限,并按四川省档案局的要求重新立卷、编目、上柜保存。

  第二十六条 按照规定,检察机关永久保存的文书、诉讼、会计档案应在本机关保存满50年后向市档案馆移交;永久、长期保存的文书档案应在本机关保存满20年后向市档案馆移交。

  第二十七条 本院工作人员调离机关时,必须在办完档案移交手续后,凭档案室的证明方能办理离院手续。

  第七章 附则

  第二十八条 本《制度》于发布之日起执行。

  第二十九条 本《制度》由院档案室负责解释。

  档案管理工作制度

  各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团档案局、经贸委、计委:

  为加强企业档案工作,规范企业档案管理,更好地为企业改革与发展服务,现发布<企业档案管理规定>,请认真贯彻执行。

  二OO二年十月二十日

  企业档案管理规定

  第一条为加强企业档案工作,促进档案工作为企业各项工作服务,根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规,制定本规定。

  第二条本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中构成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

  第三条企业应遵守<档案法>,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。

  第四条企业档案工作理解档案行政管理部门的监督和指导。

  中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

  第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

  (一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

  (二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和带给利用工作;

  (三)指导本企业各部门文件材料的构成、积累、整理和归档工作;

  (四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

  第六条企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务潜力。

  第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

  第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理贴合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

  第九条企业根据有关规定,确定档案保管期限,划定档案密级。

  第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

  第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册,按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

  第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

  第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展,不断提高档案管理水平。

  第十四条企业档案部门应用心做好档案的带给利用工作,努力开发档案信息资源,为企业带给及时、有效的服务。

  第十五条企业务必为政府有关部门、司法部门依法执行公务带给真实、准确的档案。

  第十六条企业带给利用、公布档案,不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。

  第十七条国有企业资产与产权发生变动,应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。

  国有企业破产,破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立,档案处置工作由分立后的企业协商办理。

  第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

  第十九条企业应当建立档案工作职责追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接职责者,依法进行处理。

  第二十条本规定由国家档案局负责解释。

  第二十一条本规定自2002年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的,以本规定为准。

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