【办公室工作人员的工作】办公室工作三部曲1磨刀不误砍柴工

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办公室工作三部曲1磨刀不误砍柴工

　　在完成工作任务的过程中，在具体着手这项工作之前，如果预先制定工作方案，或者定好工作流程，简单一点也可拉个事项清单，往往事半功倍，提高效率，减少失误。

　　平时要注意总结事物运行的规律、总结工作运转的规则，通过找共性、抓规律，制定方案、确定流程，避免出疏漏、出差错。办公室工作讲流程，就是为了来保证或者减少完成任务过程中出现失误。在制造业中，越复杂、越精细、越尖端的东西越讲流程，比如：制造大飞机、制造神舟飞船，等等。

　　我们平常接触到的很多工作都是通过流程化的方式来保证顺利实施的，比如：法律方面专门的程序法、行政服务大厅的便民服务、民政系统的低保申请、人社系统的新农合报销、扶贫工作中的贫困户认定、还有公务员和事业编招考都有事先预定的流程，等等。这些工作流程化的目的是防止出现漏洞和失误，也能提高工作效率。据央视3.15消费日晚会报道，甚至很多电信诈骗、传销活动等等，也都用流程化、程序化的方式来进行，因为这样成功率高，容易得手。

　　比如，某市召开党代会，会议秘书处材料组流程搞得就很细致，梳理出了一个包括材料起草、送审、审核、对版、印刷、再审核、转送、分发、协调、收集归档等比较详细的流程，最大限度地保证了材料文件方面不出问题。我们很多办公室制定各项工作制度和各科室职责，并汇编成册。这就好比法律中的实体法，明确了规范、标准。我们还可以对自己所从事的那些环节较多、重复量大，并且容易出现差错的工作，编一个小流程、或者拉一个小清单。当然，这并不是说所有的工作都需要制定流程，也不必再统一编印小册子。比如，组织迎接上级或者外地领导来我县调研活动就可以列出一个清单，包括：对方联系人、拟定陪同人员、集合时间地点、接界、调研点和线路安排、沿途和城区卫生、调研点介绍和全县情况工作汇报、需通知的乡镇和部门、办公室服务人员、中巴和引导车辆、接待指南、记者、矿泉水、就餐、住宿、各方面的联络人，有的时候还要根据上级来人级别和车辆数量考虑安保、交通指挥、现场停车和调头，以及和下一个观摩县市进行对接的问题。有时还要考虑公路上的限高。比如，一般公路限高为3米，一般17座中巴车高度为2.68米，个别2.85米，而33座以上的客车一般是3.5米至4米，所以一般的限高对中巴车来说没问题，而对33座以上的客车必须考虑限高的问题了。天气不好的话，还要列上雨伞等事项。看似一个简单的调研，大大小小将近20项需要准备的工作，很是复杂。但是，负责这项工作的同志如果能把这一类的制定工作流程，列出清单。一旦接到活动任务，就会很快定出方案。如果平常没这个清单，接到任务临时准备的话，就会费很大工夫，也容易出差错。

　　再比如，办公室承办审核把关的主持词非常多，如果在这方面制定一个流程，效果就会很好：第一步接到文稿，给办会单位要整套会议材料，全面了解情况;第二步进行审稿，仔细推敲;第三步初步定稿，再次沟通;第四步朗读核对，定稿交稿。具体就是：第一步，接到文稿，要整体套材料。包括：筹备方案、主讲人讲话、会议文件，不能只要一个主持词。通过以上材料，了解会议名称、议程、主讲人、主持人、参加人员、需传达和印发的文件、是否电视直播、领导是否提出了特别要求，等等。根据这些信息，再把关审核主持词，就能做到心中有数了。第二步，进行审稿，仔细推敲。重点看主持词中的要件，比如，参加人员、会议议程，主持人对会议落实的有关要求等等，还要锤炼词句，核对标点、格式排版，读稿对版，等等。第三步，初步定稿，再次沟通。跟办会单位再次沟通，让他们再审核，看会议安排是否有新变化，修改是否有不合适的地方。前段时间，某县开棚改和住建会议，主持词中有一句拆迁原则，原话是“政府主导、属地运作、村庄主体、部门配合”。县委办公室对这句话没有改动，其他内容都看了，没问题了，就准备交稿。但是，负责起草材料的同志感觉还有时间，交稿不急，就把改后的稿子发给办会单位再审核一遍。结果办会单位发现主讲人的讲话和主持词中这个原则表述不一致，主持词中“村庄主体”应该是“村庄参与”，就马上改过来，这样避免了差错。第四步朗读核对，定稿交稿。两个人一组，朗读一遍，很能发现问题，什么错字别字，文句不通、逻辑不顺，都给读出来了，改过来，然后定稿，对好页码，最后交稿。一般还要备上两份，以防万一。这个流程主要有四步，不复杂，如果时间不是非常紧急，好好执行，一般不会出差错。

　　各项工作，制定规范是基础，因为规范就是标准，明确干到什么程度;分工负责是关键，因为分工就是明确责任，确定由谁来干;流程操作、任务清单是保障，首先是不出差错的保障。所以，经常性、反复性的工作尽可能总结出一个共性的流程、或者是共性的清单，但是流程不要搞得太复杂，甚至比工作任务本身还复杂，让人记不住，不好操作，那还不如不整。

　　凡事预则立，不预则废。在工作中，注重讲流程、定预案、拉清单，磨刀不误砍柴工，事前准备充分，事中省力省心，事后效果会好。

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